Città di Legnago
Provincia di Verona

Come presentare istanza allo sportello Protocollo

Ufficio Protocollo
Il servizio è deputato a ricevere tutte le istanze dei cittadini indirizzate al Sindaco o ad altri organi e uffici del Comune, sia che giungano tramite posta ordinaria, email, PEC o consegna a mano.

Come presentare istanza allo sportello Protocollo

Consegna a mano tramite sportello
Il cittadino può consegnare direttamente allo sportello di protocollo qualsiasi comunicazione nelle materie di competenza del Comune, indirizzandola al Sindaco e/o all'Amministrazione comunale e/o ad uno specifico Settore dell'Ente.
La posta deve essere consegnata aperta all'addetto che provvede alla immediata registrazione a protocollo e contestuale rilascio di ricevuta; è in ogni caso garantito all'utente il rispetto delle prescrizioni stabilite dalla normativa sulla privacy in relazione alla tutela dei dati personali.
E' possibile la consegna della comunicazione in busta chiusa con la dicitura "personale", "riservata" o "s.p.m."; in questo caso la comunicazione viene consegnata alla persona/ufficio destinatario che, dopo averne preso visione, decide se dar seguito alla registrazione a protocollo. Per procedimenti specifici (ad es. concorsi, gare d'appalto, ecc…) le modalità di recapito e ricezione dei documenti sono stabilite nei rispettivi bandi.
Nel caso sia necessario integrare i dati e le informazioni sul documento presentato, l'impiegato addetto allo sportello potrà far compilare e presentare il foglio di trasmissione (scaricabile dalla sezione "modulistica") in cui viene indicato il mittente, il destinatario, l'oggetto ed i documenti che si trasmettono, al fine di consentire all'Ente la registrazione nel sistema di protocollo informatico dei dati obbligatori, ai sensi del D.P.R. 445/2000, art. 53.

Invio tramite posta elettronica ordinaria (EMAIL)
Il cittadino può inviare la comunicazione anche attraverso posta elettronica ordinaria all'indirizzo info@comune.legnago.vr.it, salvo differenti indicazioni fornite dall’Ufficio competente, nella modulistica fornita dal Comune o nei bandi di concorso e gara.
Per favorire il corretto e tempestivo smistamento da parte dell’Ufficio Protocollo, si consiglia di seguire le seguenti modalità di invio:
  • nell’oggetto della comunicazione devono essere riportati il tipo di richiesta o documento trasmesso (Es. “Domanda di accesso agli atti”, “Richiesta certificato anagrafico”, “Comunicazione dati conducente verbale n. ________ del _/_/_”)
  • nel corpo dell’email si devono indicare il Settore e/o L’Ufficio a cui è indirizzata, una breve descrizione dell’istanza o del documento trasmesso (Es. “Trasmissione domanda di accesso agli atti”, “Trasmissione della richiesta uso palestre in orario extra scolastico, Palestra Scuola ______”) e i dati identificativi del mittente
  • la domanda non va presentata nel testo email, ma tramite documento allegato 
  • si chiedono per i documenti allegati i seguenti formati: .pdf, .pdf/A, .odt, .txt, .jpg. .gif, .tiff, .xml.
  • si consiglia di inviare scansioni dei documenti in formato .pdf
  • si consiglia di allegare alla comunicazione una copia della propria carta di identità.
 
Invio tramite posta elettronica certificata (PEC)
Il cittadino può inviare la comunicazione attraverso posta elettronica certificata all'indirizzo legnago.vr@cert.ip-veneto.net. Per favorire il corretto e tempestivo smistamento da parte dell’Ufficio Protocollo, si consiglia di seguire le seguenti modalità di invio:
  • nell’oggetto della comunicazione devono essere riportati il tipo di richiesta o documento trasmesso (Es. “Domanda di accesso agli atti”, “Richiesta certificato anagrafico”, “Comunicazione dati conducente verbale n. ________ del _/_/_”)
  • nel corpo dell’email si devono indicare il Settore e/o L’Ufficio a cui è indirizzata, una breve descrizione dell’istanza o del documento trasmesso (Es. “Trasmissione domanda di accesso agli atti”, “Trasmissione della richiesta uso palestre in orario extra scolastico, Palestra Scuola ______”) e i dati identificativi del mittente
  • la domanda non va presentata nel testo email, ma tramite documento allegato
  • si chiedono per i documenti allegati i seguenti formati: .pdf, .pdf/A, .odt, .txt, .jpg. .gif, .tiff, .xml. • si consiglia di inviare scansioni dei documenti in formato .pdf
  • si consiglia di allegare alla comunicazione una copia della propria carta di identità. Al momento della registrazione nel registro di protocollo verrà inviata all’indirizzo email del mittente la ricevuta di protocollo, con il numero e la data di registrazione.
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